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Was ist ein virtueller Projektraum?

Wer bei Wikipedia zum Thema »Projektraum« nachschlägt, erfährt: »Ein virtueller Projektraum (auch Projekt-Kommunikations-Management-System (PKM oder PKMS)) ist eine webbasierte Software für das Projektmanagement. Projekträume verbinden über Unternehmensgrenzen hinweg Projektbeteiligte via Internet im Sinne fraktaler Organisationen.«

Fraktale Organisationen? Spätestens bei diesen Worten wenden sich Planer und Architekten vom Thema ab. Kann man das nicht so erklären, dass man es versteht? Wir sprachen mit Mike Riegler, Geschäftsführer der PMG Projektraum Management GmbH, in allgemeinverständlichen Worten über das Thema Projektraum.

virtueller Projektraum

Rolf Mauer: Herr Riegler, eine Umfrage der Marktforscher von Bauinfoconsult hat gezeigt, dass fast ein Drittel der deutschen Architekten nicht wissen, was ein sogenannter Projektraum ist und was eine Projektraum-Software leistet. Können Sie diese Wissenslücke füllen?

Mike Riegler: Ein Projektraum ist eine Plattform zum Informationsaustausch für alle an einem Bauvorhaben beteiligten Personen. Mit einem Projektraum verwalten und archivieren Sie Baupläne, Gutachten, Verträge und Protokolle firmenübergreifend an zentraler Stelle. Als webbasierte Lösung ermöglicht Ihnen ein Projektraum jederzeit und von überall auf Daten zuzugreifen. Er unterstützt Sie bei der effizienten Zusammenarbeit im Projekt und hilft Fehlern sowie Verzögerungen durch überholte Planstände vorzubeugen. Wenn ein Architekt einen neuen Plan in den Projektraum hochlädt, informiert er automatisch alle über einen Verteiler über das neue Dokument. So haben die Projektmitglieder einen einheitlichen Informationsstand und berücksichtigen eventuelle Änderungen gleich für ihre Arbeit. Dadurch beugen sie Fehlern durch überholte Baupläne vor. Ein wichtiges Argument, denn eine weitere Umfrage der Bauinfoconsult hat ergeben, dass rund zwölf Prozent des Umsatzes der Baubranche auf Fehlerkosten entfallen.

Neben dem effizienten Austausch von Dokumenten, bieten Projekträume oft zusätzliche Funktionen, die bei der Projektsteuerung unterstützen wie Kalender, Aufgaben, Bautagebuch, Ausschreibung, Mängelmanagement, Workflows, E-Mail-Schnittstellen und viele mehr. Je nach Projekt können so ganz unterschiedliche Anforderungen abgebildet werden.

Rolf Mauer: Warum sollten Architekten einen Projektraum einsetzen?

Mike Riegler: Ein Projektraum unterstützt einen Architekten bei dem Austausch von Bauplänen mit anderen am Bauvorhaben beteiligten Personen. Das Dateiformat oder die Dateigröße spielen dabei keine Rolle. Architekten müssen Pläne nicht mehr per E-Mail austauschen. Die Pläne belasten nicht das Postfach der Empfänger, das sie unter Umständen aufgrund ihrer Dateigröße vielleicht gar nicht erst erreichen. Zudem kann ein Empfänger in der E-Mail-Flut versehentlich zur einer überholten Version greifen. Anders beim Projektraum: Sobald ein Architekt eine neue Version eines Planes hochlädt, sperrt ein Projektraum automatisch die Alte. Projektbeteiligte greifen dadurch immer nur auf den aktuellsten Planstand zu. Automatische Verteilerlisten bzw. automatisierte Planläufe stellen sicher, dass jeder den aktuellen Planstand erhält.

Mit unserem »eProjectCare« Projektraum verbinden Architekten sogar digitale Baupläne und Papierpläne. Unser Modul »Plancheck Mobil« fügt in jeden Bauplan im Projektraum einen QR-Code ein. Anhand des Codes kann jeder bei ausgeplotteten Papierplänen auf der Baustelle prüfen, ob es die aktuellste Version ist. Eine Anmeldung im Projektraum ist hierfür nicht nötig. Man liest einfach den Code mit seinem Smartphone oder Tablet ein und erhält sofort die Anzeige »OK« oder »ungültig«. So sind Baubeteiligte auch auf der Baustelle sicher, dass ihnen der neueste Plan vorliegt.
Ein weiterer wichtiger Vorteil eines Projektraumes ist die Transparenz. Sie können jederzeit revisionssicher nachvollziehen, wer wann welche Information erhalten hat oder wer welchen Plan wann heruntergeladen hat.

Wenn alle Mitwirkenden einen Projektraum konsequent von der Planung bis zur Fertigstellung einsetzen, entsteht eine lückenlose Bauakte. Diese ist die Basis für ein Facility Management oder begünstigt den Verkauf. Denn fehlende Bauunterlagen mindern den Wert eines Gebäudes um bis zu zehn Prozent.

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http://www.architekturzeitung.com/azbilder/2014/1405/projektraum-pmg-eprojectcare-informationsmail-verschicken.jpg

Rolf Mauer: Wenn ein Auftraggeber oder Bauherr vertraglich verbietet, die eigenen Planungsleistungen an Dritte weiterzugeben, kann ich die von Ihnen geschilderten Vorteile nicht nutzen. Was empfehlen Sie in diesem Fall?

Mike Riegler: Es ist von Vorteil für den Bauherren, wenn sich Architekten und Planer untereinander abstimmen. So ist sichergestellt, dass jeder mit den neuesten Daten arbeitet. Daher sollte ein Bauherr nichts dagegen haben, wenn Bau-Beteiligte Daten austauschen. Wenn ein Architekt den Bauherren die Vorteile eines Projektraumes aufzeigt wie effiziente Zusammenarbeit, einheitlicher Informationsstand, Transparenz und dem Vorbeugen von Fehler, werden sich bestimmt viele überzeugen lassen.

Rolf Mauer: Was schlagen Sie vor, wenn einer der Planungsbeteiligten aus technischen, vertraglichen oder sonstigen Gründen den Projektraum nicht nutzen will oder kann?

Mike Riegler: Die technischen Voraussetzungen für die Nutzung eines Projektraumes sind einfach zu erfüllen: Es genügt ein Browser und Internetzugang. Selbst wenn es im Projekt einen (Computer-)Verweigerer geben sollte, kann man seine Planungsleistung einbinden. Durch eine Digitalisierung von Bauplänen und Schriftverkehr machen wir Papierunterlagen im Projektraum zugänglich. Wir bieten dies z. B. über unser Mutterunternehmen CDS an oder Kunden finden einen geeigneten Partner vor Ort über ein Netzwerk wie go4copy. Der Scan-Dienstleister lädt die Daten dann direkt in den Projektraum hoch.

Rolf Mauer: Empfehlen Sie einen Projektraum nur bei internationalen Projekten oder auch bei regional begrenzten Projekten?

Mike Riegler: Ein Projektraum unterstützt Sie bei der einfachen, firmenübergreifenden Zusammenarbeit. Ob diese regional oder international ist, ist nebensächlich.

Rolf Mauer: Gibt es Nachteile durch den Einsatz eines Projektraumes?

Mike Riegler: Es gibt keine Nachteile durch den Einsatz eines Projektraumes. Er schafft Transparenz und eine Grundlage für eine effiziente Zusammenarbeit.

Die Vorteile eines Projektraumes kommen im geringeren Maße zum Tragen, wenn es einige Wenige gibt, die aus Gewohnheit Pläne und Dokumente weiterhin per E-Mail austauschen. Daher sollte man alle Beteiligten abholen und ihnen die vorher erwähnten Vorteile für den Einsatz eines Projektraumes aufzeigen. Ein kleiner Tipp hierzu – wenn man vertraglich regelt, dass nur Dokumente im Projektraum abrechnungsfähig sind, fördert das die Motivation den Projektraum zu nutzen.

Rolf Mauer: Wie sicher ist ein Projektraum? Als Planer lege ich meine gesamte kreative und planerische Leistung bei Ihnen ab um sie für Dritte zugänglich zu halten. Was passiert, wenn bei einer zeitkritischen Planung der Projektraum nicht erreichbar ist? Wer trägt die Kosten bei Bau- und Planungsverzögerungen?

Mike Riegler: Ihre Fragen zielen auf zwei unterschiedliche Aspekte ab: Zum einen die Sicherheit der Anwendung und zum anderen die Verfügbarkeit der Daten.

Zunächst zur Sicherheit: Projekträume von deutschen Anbietern sind in der Regel sehr sicher. Aber auch hier lohnt der genauere Blick. Architekten sollten die Sicherheitsvorkehrung der Anbieter vergleichen. Wir schützen mit mehrstufigen Sicherheitssystemen die Daten unseren Kunden. Die renommierte SySS GmbH hat uns für Sicherheit zertifiziert. Unser Rechenzentrum mit Standort in Deutschland ist ISO-27001-zertifiert. Zudem tragen wir das Siegel Software Made in Germany.
In Bezug auf die Verfügbarkeit von Daten spricht unsere Erfahrung für uns: Wir bieten seit circa 14 Jahren Planmanagement-Lösungen an. In dieser Zeit ist es nicht ein einziges Mal aufgrund einer Nicht-Erreichbarkeit unseres Online-Angebots zu einer Verzögerung gekommen. Wir garantieren eine Verfügbarkeit von 99,9 Prozent für unseren Projektraum. Wartungsfenster sowie das Einspielen von Updates finden bei uns nur am Wochenende statt.

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Rolf Mauer: Ein Gedankenspiel: Der Architekt Müller behauptet, er hat kurz vor einer wichtigen Bauphase die Pläne rechtzeitig im Projektraum hinterlegt und der verantwortliche Bauleiter Schmidt widerspricht, er hätte diese Pläne nicht abrufen können bzw. der Zugang zum Projektraum sei nicht möglich gewesen. Können Sie bei einer juristischen Auseinandersetzung rechtssicher klären wer wann was gemacht hat?

Mike Riegler: Normalerweise wäre der Ablauf bei der Nutzung eines Projektraums so, dass Architekt Müller den Bauplan hochlädt und er über eine automatische Verteilerliste Bauleiter Schmidt sofort informiert. In der E-Mail mit der Information, dass ein neuer Bauplan vorliegt, ist standardmäßig ein Link zum Download der Datei hinterlegt. Dadurch hätte sich das Gedankenspiel eigentlich schon erübrigt.

Zur zweiten Frage: Aber ja, mit einem Projektraum klären Sie sich rechtssicher, wer wann welche Informationen hatte. Alle Aktivitäten protokolliert unser »eProjectCare« Projektraum revisionssicher. Sie würden auf die Sekunde genau sehen, wann Architekt Müller den Bauplan hochgeladen hat und Sie würden nachvollziehen können, ob und wann sich Bauleiter Schmidt angemeldet hat und ggf. den Bauplan heruntergeladen hat. Ein Herausreden von Baubeteiligten ist nicht mehr möglich bzw. leicht belegbar.

Rolf Mauer: Was kostet eigentlich ein Projektraum? Und wer zahlt? Planer oder Bauherr?

Mike Riegler: Es ist sehr unterschiedlich, wer einen Projektraum zahlt. In den meisten Fällen ist es der Bauherr oder Generalunternehmer. Seltener ist es der Architekt direkt. Aber viele Architekten, die beispielsweise mit unserem »eProjectCare« Projektraum gearbeitet haben, empfehlen dem Bauherren den Einsatz eines Projektraumes. Sie möchten die Projektunterstützung, die er bietet, nicht mehr missen.

Die Kosten für einen Projektraum lassen sich nur schwer pauschal beschreiben. Diese sind abhängig von verschiedenen Einflussgrößen: Anzahl der Nutzer, erwartetes Datenvolumen, Bauvolumen des Projektes, gewünschtes Supportlevel, eventuell Beratungsleistungen.

Rolf Mauer: Worauf sollten Architekten und Ingenieure bei der Auswahl einer Projektraum-Software achten?

Mike Riegler: Architekten sollten vorher überlegen, welche Funktionen sie benötigen und dann entsprechende Produkte evaluieren. Neben den Features sollten sie auf Sicherheitsmaßnahmen und den Rechenzentrumsstandort achten. Ist es für mein Projekt wichtig, dass die Daten in Deutschland nach deutschem Recht verarbeitet werden oder ist ein Standort in Europa oder den USA annehmbar? Auch bei der garantierten Verfügbarkeit der Daten und Backup-Zeiten gibt es feine Unterschiede. Eine Verfügbarkeit von 99,9 Prozent im Vergleich zu 99 Prozent macht schon einen Unterschied von vier Tagen aus, wo die Daten vielleicht nicht erreichbar sein könnten. Ein genauer Blick lohnt zudem auf die Supportdienstleistungen. Denn ob ein Anruf sofort schon Kosten verursacht, oder ob er als Basis-Leistung im Preis enthalten ist, kann über die Laufzeit eines Bauvorhabens unterm Strich deutliche Preisunterschiede ausmachen. Ein weiterer Aspekt den Architekten bedenken sollten, ist die Nutzung eines Planschlüssels. Bei manchen Projekträumen sind diese zwingend erforderlich. Andere Lösungen wie eProjectCare lassen den Kunden hier die Wahl, ob sie einen Planschlüssel nutzen möchten oder nicht.

Rolf Mauer: Sie nennen die Inhalte, die die Planungsbeteiligten im Projektraum hinterlegen eine »digitale Bauakte«. Diese kann man, wie sie erläutern, auch für den gesamten Immobilien-Lebenszyklus nutzen. Wie garantieren Sie Datensicherheit über einen Zeitraum von mindestens 50 Jahren?

Mike Riegler: Die Herausforderung liegt hier nicht bei unserer Dienstleistungen. Die nötigen Speicherkapazitäten und Funktionen werden wir auch in 50 Jahren bereitstellen. Die Herausforderungen liegen hier eher auf Kundenseite: die Bearbeitung und Lesbarkeit der Daten. Der Archivierungs-Standard PDF/A bewährt sich im Moment – aber wie das in 50 Jahren aussieht, kann ich nicht sagen. Und da haben wir noch nicht über CAD-Dateien oder Office-Dokumente gesprochen. Hier müssen die Kunden ggf. sicherstellen, dass sie die nötigen Programme und Geräte archivieren, um die Daten noch lesen zu können. Oder sie müssen die Dateien zu gegebener Zeit in neue Formate umwandeln, damit sie bearbeitbar bleiben.

Rolf Mauer: Wie wird die rasante technische Entwicklung im Bauplanungsbereich weitergehen? Wie arbeiten Architekten und Ingenieure in zehn Jahren?

Mike Riegler: Ich denke, dass sich in circa zehn Jahren Standards für BIM herauskristalliert haben werden. Inwieweit diese in der Praxis eingesetzt werden, muss sich noch zeigen.

Mike Riegler, Geschäftsführer der PMG Projektraum Management GmbH, informiert über den »Projektraum« 

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