Jede Vergabe muss nachvollziehbar sein. Deshalb spielt die Dokumentation im Vergabeverfahren eine zentrale Rolle, erinnert die Arbeitsgemeinschaft für Bau- und Immobilienrecht (ARGE Baurecht) im Deutschen Anwaltverein (DAV). Werden freiberufliche Leistungen nach VOF vergeben, müssen nicht nur die schriftlichen Fragen des Auftraggebers und die schriftlichen Antworten der Bieter zu Aufgabe, Honorar und Organisation in der Vergabeakte dokumentiert werden, sondern auch der inhaltliche Verlauf der Verhandlungsgespräche selbst muss in die Akte.
Wie die Vergabekammer Mecklenburg-Vorpommern am 05.09.2013 (Az. 2 VK 12/13) entschieden hat, zählen dazu die Nachfragen und die mündlichen Erläuterungen der Bewerber. Die Inhalte der Gespräche selbst müssen protokolliert werden. Es reicht nicht aus, wenn der Protokollant lediglich Schlussfolgerungen zusammenfasst, so die Vergabekammer. Um Nachprüfungsverfahren zu vermeiden, rät die ARGE Baurecht, Gesprächsprotokolle von den Beteiligten am besten direkt unterschreiben zu lassen, damit sie die Dokumentation mit ihrer eigenen Darstellung gegebenenfalls korrigieren und ergänzen können.
