Ob Bauherren- oder Handwerkerkorrespondenz, Planungsanfragen oder Auftragsbestätigungen – für ihre Großprojekte im öffentlichen Bereich sowie in der Industrie bearbeiten die 30 Angestellten des Architekturbüros Böhmer und Partner täglich eine große Anzahl an E-Mails. Mit einer Neuinvestition in eine virtuelle Hochverfügbarkeitslösung wurde ein zuverlässiges System zur spamfreien, automatischen und sicheren E-Mail-Archivierung implementiert.
Die Architekten Böhmer und Partner aus Sigmaringen betreuen schwerpunktmäßig Neubau- und Sanierungsprojekte aus dem Bereich Gesundheitswesen. Dabei realisiert das Architekturbüro insbesondere Planungen für Fachkliniken, Reha- und Lehrkrankenhäuser sowie Alten- und Pflegeheime. Das kontinuierliche Wachstum des Planungsbüros ging seit seiner Gründung 1957 mit einer zunehmenden Bedeutung der Kommunikation via E-Mail für den Arbeitsalltag einher. Mittlerweile ist der geschäftliche E-Mail-Verkehr an den 30 PC-Arbeitsplätzen eine Selbstverständlichkeit. Da das Unternehmen bislang nur eine »Anti-Spam-Lösung« einsetzte, wäre die Realisierung eines Archivierungssystems nur durch eine zusätzliche Herstellerlösung umzusetzen gewesen.
Böhmer und Partner suchten nach einer für die Büromitarbeiter leicht zu bedienenden Lösung, die einen hundertprozentigen Spamschutz bietet und dabei den E-Mail-Verkehr zuverlässig sichert. Dabei legten die Inhaber ein besonderes Augenmerk auf die sichere Übertragung sensibler Informationen. Zudem sollte das neue System einen schnellen Zugriff auf gesendete oder empfangene E-Mails gewährleisten und dort Abhilfe schaffen, wo bislang gelöschte oder nicht mehr auffindbare E-Mails die produktive Arbeitszeit im Unternehmen drosselten. Durch die Kombination der »REDDOXX«-Appliance mit einem sogenanntne NetApp-Storagesystem ist die Aufbewahrung von E-Mails, die einer speziellen Langzeit-Archivierung unterliegen, gewährleistet.
Ein weiterer wichtiger Punkt war die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen nach den »Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen«, GDPdU. Nach den Vorgaben des Gesetzgebers sind E-Mails, die im Zusammenhang mit finanzbuchhalterischen Vorgängen stehen, möglichst frühzeitig, vollständig, ordnungsgemäß und unveränderbar zu archivieren. Zudem müssen die Dokumente für einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren gesichert werden, damit Finanzbehörden im Rahmen einer Außenprüfung (§ 147 Abs. 6 AO) die gespeicherten Daten jederzeit sichten können.
Das Systemhaus SWN aus Rottweil emmpfahl Böhmer und Partner eine »REDDOXX RX-50« als virtuelle Lösung. Diese kombiniert die drei Module »Spamfinder« (100 % Spamschutz), »MailDepot« (automatische und gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung) und »MailSealer« (E-Mail-Verschlüsselung und digitale Signatur) in einer »All-in-One«-Lösung.
»Die Entscheidung für die neue virtuelle IT-Umgebung mit einer »REDDOXX«-Lösung aus dem Hause SWN war bald gefällt. Pluspunkte sammelte diese Lösung insbesondere durch die Möglichkeit, dauerhaft Kosten zu senken und eine einfache Bedienbarkeit der Oberfläche sowie die E-Mails in Eigenverantwortung zu verwalten«, erläutert Alfons Geray, IT-Verantwortlicher bei Böhmer & Partner. »Das ganzheitliche Konzept der Lösung von »REDDOXX« mit E-Mail-Archivierung, E-Mail-Verschlüsselung und Anti-Spam in einem System hat uns letztlich überzeugt.«
Die Einrichtung der »RX-50« erfolgte durch das Systemhaus SWN und nahm einen Arbeitstag in Anspruch. Dank der intuitiv zu bedienenden Web-Oberfläche war nur ein geringer Unterweisungsaufwand für die Mitarbeiter erforderlich. Die Integration konnte schnell und ohne Beeinflussung des laufenden Betriebs umgesetzt werden.
Die automatisierte, gesetzeskonforme »RX-50« archiviert nun permanent alle eingehenden sowie ausgehenden Nachrichten bei Böhmer und Partner. Spam-Mails können bereits vor dem Archivierungsprozess ausgefiltert werden. Zudem lassen sich sowohl ver- als auch entschlüsselte E-Mails automatisch, revisions- und manipulationssicher erfassen bzw. archivieren. Die intuitiv bedienbare Benutzerkonsole ermöglicht es dabei dem E-Mail-Empfänger, gefilterte E-Mails zu kontrollieren und bei Bedarf gezielt zuzustellen. Diese Funktion wurde direkt in die vorhandene Microsoft-Outlook-Umgebung integriert. Auch gelöschte Mails können nun von jedem Client aus durch zwei Mausklicks in originärer Form wiederhergestellt werden.
Auf Basis einer Senderverifizierung garantiert das Modul »Spamfinder« mit seinem integrierten patentierten CISS-Filter (Confirmation Interactive Site Server) eine beständige Spamfreiheit. So werden ausschließlich E-Mails von bekannten Absendern zugelassen. Zur Verifizierung erwünschter E-Mails werden alle Empfängeradressen der vom Unternehmen ausgehenden Mails automatisch vom »Spamfinder« in eine unternehmensweit geltende Whitelist eingetragen. Damit wird der Microsoft-Exchange-Server des Planungsbüros nun nicht mehr mit einer Vielzahl von Spam-Mails belastet, was zu Performance-Gewinnen in der IT-Infrastruktur führt.
Die »REDDOXX«-Technologie hat sich im Praxiseinsatz bei Böhmer und Partner bewährt. Seit der Installation des E-Mail-Archivierungssystems profitieren die Anwender von einer spamfreien E-Mail-Umgebung, die eine enorme Zeitersparnis für jeden einzelnen User mit sich bringt. Die Spam-Löschung nahm vor Implementierung des »REDDOXX Spamfinders« rund fünf Minuten der täglichen Arbeitszeit pro Mitarbeiter in Anspruch. Insgesamt spart das Unternehmen nun knapp 55 Produktivstunden im Monat ein.
Die Archivierungsfunktion bietet zusätzlich die Möglichkeit, verloren geglaubte E-Mails schnell und problemlos wiederherzustellen. Insbesondere der geringe Total Cost of Ownership (TCO) sowie die kurze Amortisationsdauer der Anschaffungskosten machte die Lösung für Böhmer und Partner attraktiv. In nächster Zeit ist ein Update auf »REDDOXX 2.0« geplant.
REDDOXX GmbH, www.reddoxx.com
