Wer gut zusammenarbeitet, baut erfolgreich – so weit, so einfach. Doch die Praxis zeigt leider oft ein anderes Bild. Alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten, Missverständnisse und Fehler beim Bauen zu vermeiden und effizient auf Probleme zu reagieren, ist eine Kunst für sich.
Zur besonderen Herausforderung wird die Kommunikation am Bau vor allem deshalb, weil:
- viele Personen und Meinungen unter einen Hut gebracht werden müssen,
- einheitliche Strukturen fehlen,
- immer wieder kurzfristige Änderungen passieren,
- ein ordentliches Informationsmanagement nur selten vorhanden ist,
- zu wenig dokumentiert wird
- und Rechtssicherheit erst im Streitfall zum Thema wird.
Je einfacher verständlich die definierten Prozesse sind, desto besser (Bildquelle: bau-master.com).
Für viele bauleitende Architekt*innen gehören deshalb Verzögerungen, Kostenüberschreitungen oder sogar Rechtsstreitigkeiten fast schon zum Alltag. Doch das muss nicht so sein. Was hilft also dabei, diese Hürden zu überwinden?
Klare Strukturen schaffen
Die Zusammenarbeit funktioniert dann am besten, wenn klare Ansprechpartner*innen definiert sind. So laufen keine wichtigen Fragen ins Leere, die für Verzögerungen oder Fehlplanungen sorgen könnten. Dieser Grundsatz gilt für fachliche Fragen genauso wie für solche zu Zeitplanung, Kosten oder kurzfristigen Planänderungen.
Stehen Ansprechpersonen fest, ist der nächste Schritt, transparente Abläufe zu definieren. Denn diese bringen Ordnung in den Baustellenalltag und erleichtern eine schnelle Reaktion auf unerwartete Ereignisse. Dazu zählen beispielsweise:
- regelmäßige Baubesprechungen mit klarer Agenda,
- Baustellenbegehungen mithilfe von strukturierten Checklisten
- und einheitliche Prozesse für Mängel, Änderungsanfragen, Bedenkenanmeldungen etc.
Das Ziel ist, dass alle Beteiligten genau wissen, wer wann für welche Fragen, Änderungen oder Probleme zu kontaktieren ist.
Eine Informationsplattform etablieren
Ob Anrufe, E-Mails, Chatnachrichten, WhatsApp oder sonstige Nachrichtendienste: Bauleitende Architekt*innen haben oft mit einer Flut an Informationen aus unterschiedlichsten Kanälen zu tun. Um den Überblick zu behalten, müssen diese Informationen irgendwo zentral gebündelt werden. Diesen Zweck erfüllt eine zentrale Informationsplattform.
Dabei handelt es sich um einen digitalen Bauordner, der meist mit einer speziellen Bausoftware erstellt wird. Darin werden alle Angebote, Verträge, Pläne, Checklisten, Protokolle, Fotos, Notizen und vieles mehr sortiert und abgespeichert. Auch die Kommunikation kann (und sollte) direkt über die Plattform erfolgen.
Der Vorteil an der Digitalisierung des Bauprojekts: Informationen können jederzeit von überall aus abgerufen werden. Dadurch sind weniger Rückfragen nötig und die Geschehnisse auf der Baustelle sind für alle Beteiligten nachvollziehbar. Eventuelle Änderungen kommen außerdem schneller bei den Verantwortlichen an und werden weniger oft übersehen.
Lückenlos dokumentieren
Eine ordentliche Dokumentation aller Absprachen am Bau ist für die Kommunikation ebenfalls unverzichtbar, denn sie sorgt für Transparenz und Rechtssicherheit. Einerseits können Vereinbarungen nochmals nachgelesen werden, andererseits ist im Streitfall festgehalten, welche Entscheidungen getroffen wurden, wann dies passiert ist und wer darüber Bescheid wusste.
Zentral ist auch hier wieder, dass wichtige Dokumentationswerkzeuge wie Protokolle und das Bautagebuch digital geführt werden. Das bringt Ordnung in die Unterlagen und spart viele Arbeitsstunden. Gerade der Zeitaufwand ist schließlich oft der hauptsächliche Grund, warum Bauunternehmer*innen die Dokumentation gerne vernachlässigen.
Sprachbarrieren abbauen
Je internationaler die Baubranche wird, desto multikultureller werden auch die einzelnen Bauprojekte. Doch schon auf der kleinsten Privatbaustelle können Sprachbarrieren und kulturelle Unterschiede zur Herausforderung werden.
Ein Beispiel: Ein fremdsprachiger Handwerker versteht seine Anweisungen nicht ganz richtig und verursacht mit einer Baumaschine einen Schaden, wodurch teure Reparaturkosten entstehen.
Die einfachste Lösung für dieses Problem ist es, mehrsprachiges Personal zur Vermittlung einzusetzen – was aber gerade bei kleineren Projekten oft nicht möglich ist. Hier können stattdessen visuelle Hilfsmittel wie Pläne und Zeichnungen, mehrsprachige Dokumentationsunterlagen oder Übersetzungsapps zum Einsatz kommen. Bei langfristigen Projekten sind ggf. auch fachspezifische Sprachkurse eine Option.
Bei Konflikten proaktiv kommunizieren
Ein besonders schwieriges Thema am Bau sind die schnell entstehenden, aber oft schwer zu lösenden Konflikte. Dass manchmal Streitigkeiten auftreten, ist im Grunde unvermeidlich, aber mit der richtigen Kommunikationskultur lassen sie sich leichter entschärfen.
Zu einem guten Konfliktmanagement gehören unter anderem die folgenden Aspekte:
- regelmäßige Besprechungen zu Problemen ansetzen
- den offenen Dialog fördern
- Feedback annehmen
- nicht auf Eskalation warten, sondern frühzeitig reagieren
- lösungsorientiert arbeiten und auf Schuldzuweisungen möglichst verzichten
- Änderungen der Situation zeitnah weitergeben
- Entscheidungen und Ergebnisse stets dokumentieren
Kommunikation ist die Königsdisziplin am Bau
Zu guter Letzt ist die Zusammenarbeit am Bau ein Prozess, der stets weiter optimiert werden kann – und sollte. Essenziell ist dabei auch, eine Balance zwischen Kommunikation auf Augenhöhe und rechtlicher Absicherung zu finden: Eine zu intensive Kontrolle schadet dem Vertrauen, trotzdem müssen alle bedeutenden Absprachen schriftlich nachweisbar sein.
Es ist also durchaus gerechtfertigt, die Kommunikation als Königsdisziplin des Bauprojektmanagements zu bezeichnen. Doch mit diesem Wissen in der Hinterhand lässt sich eine Strategie entwickeln, die die Kommunikation zwar nicht perfektioniert, aber mit jedem Projekt ein Stück besser werden lässt.
