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Nov

Cloud-Telefonie: Digitale Multichannel-Kommunikation

Foto: Avaya

Planung

Für Architekten gehören digitale Technologien längst zum Arbeitsalltag. Vom 3D-Drucker, über Gebäude-Scans per Drohne bis hin zur 3D-Visualisierung von Objekten mithilfe von Virtual Reality eröffnen sie viele neue Möglichkeiten. Das Fundament jedes gelungenen Projekts ist jedoch eine erfolgreiche Zusammenarbeit innerhalb des Teams sowie mit anderen Projektbeteiligten wie Auftraggebern, Bauherren, Technikern oder Handwerkern. Auch auf die Kommunikation und Zusammenarbeit in der Baubranche wirkt sich die Digitalisierung aus.

Flexibilität und mobiles Arbeiten sind in der Arbeitswirklichkeit der Branche ohnehin bereits fest verankerte Prinzipien, die die Digitalisierung lediglich noch mehr gestärkt hat. Hinzugekommen ist innerhalb der letzten Jahre digitale Multichannel-Kommunikation, also Kommunikation über unterschiedliche Kanäle wie Sprache, Text und Bild oder Video, die Mitarbeiter inzwischen derart aus dem Privatleben gewohnt sind, dass sie diese technischen Möglichkeiten auch an ihrem Arbeitsplatz erwarten.

Allerdings sind gerade kleine und mittlere Unternehmen aufgrund fehlender personeller Ressourcen und IT-Kenntnisse oder aus Angst vor hohen Kosten noch zögerlich, wenn es um die Umsetzung von internen Digitalisierungsprojekten geht. Doch gerade in der Bauindustrie, die stark von Wettbewerb und Technologietrends geprägt ist, lohnt es sich für mittelständische Architektur- und Planungsbüros, über Cloud-basierte Lösungen für Kommunikation und Zusammenarbeit nachzudenken.

Eine Telefonanlage aus der Cloud mit integrierten Funktionen zur Zusammenarbeit (Collaboration) wie Chats oder Videokonferenzen kann beispielsweise die Zusammenarbeit aller Akteure auf mehreren Ebenen verbessern und lohnt sich auch im Hinblick auf personelle und finanzielle Ressourcen. Für Architektur- und Planungsbüros kann sie daher ein wichtiges Werkzeug sein, um sich für die Arbeitswelt 4.0 gut aufzustellen.

Multichannel-Kommunikation: Für jede Situation den optimalen Kommunikationskanal

Mit einer Cloud-basierten Telefonie- und Collaboration-Lösung können Architekten und Planer über jedes Gerät zusammenarbeiten sowie mit Kollegen, Technikern, Handwerkern oder Bauherren telefonieren – ob per Festnetztelefon, Smartphone, Computeranwendung oder Videokonferenz. So können die Vorteile der Kommunikationskanäle perfekt ausgeschöpft und je nach Situation das Medium gewählt werden, das die aktuelle Aufgabe am besten unterstützt.

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Bei einfachen Rückfragen genügt vielleicht ein klassischer Anruf vom Schreibtisch aus. Per Chat können schnell Dateien wie Genehmigungen oder Skizzen ausgetauscht und einfache Angelegenheiten spontan und unverzüglich geklärt werden. Müssen digitale Grundrisse oder Baupläne besprochen werden, teilt ein Teammitglied einfach den eigenen Bildschirm mit den Gesprächspartnern. Und kommt bei der Besichtigung einer Baustelle eine Frage auf, lässt sich diese möglicherweise am effizientesten per Videoanruf oder -konferenz direkt vor Ort beantworten. Bei Zeitdruck und knappen Abgabefristen im Rahmen von Ausschreibungen kann dies ein echter Vorteil sein.

Mobil und trotzdem stets erreichbar

Durch Kommunikationslösungen aus der Cloud sind Architekten und Planer auch unterwegs erreichbar und haben von überall aus auf Arbeitsunterlagen und Informationen Zugriff. So fördert die Cloud nicht nur ihre Mobilität, sondern verwandelt auch vermeintliche Nachteile in Vorteile: schnellere Reaktionsmöglichkeit und höhere Produktivität sowie Effizienz.
Die generelle Erreichbarkeit von Architektur- und Planungsbüros kann darüber hinaus durch mehrere Telefonleitungen noch gesteigert werden. Befindet sich ein Mitarbeiter beispielsweise gerade in einem Telefongespräch, können weitere Anrufer dank intelligentem Anrufrouting automatisch an andere, freie Mitarbeiter weitergeleitet werden. Auch eine Vorqualifikation der Anrufer per Sprachdialog ist möglich (etwa „Drücken Sie die 1, wenn Sie zu Ihrem Ansprechpartner durchgestellt werden möchten; drücken Sie die 2 für eine neue Anfrage“). In das intelligente Anrufrouting können selbst unterschiedliche Niederlassungen, Home Offices oder sogar externe Teilnehmer integriert werden.

Zusammenarbeit im virtuellen Meetingraum

Ein gutes Cloud-basiertes Collaboration-Tool, das optimalerweise in die Cloud-Telefonanlage integriert ist, funktioniert zudem wie ein virtueller Meetingraum, der von jedem Ort, jedem Gerät aus und jederzeit betreten werden kann. Dieser virtuelle Raum erlaubt Mitarbeitern, wichtige Informationen, Skizzen, Pläne, Bilder oder Verträge zu teilen. Ebenso sollte das Tool dem Team ermöglichen, Projekte anzulegen, Aufgaben mit Erinnerungen und Fristen zu versehen, sie bestimmten Personen zuzuweisen und als erledigt zu markieren. So lässt sich der Fortschritt von Projekten ganz einfach tracken und alle Teammitglieder sind immer auf dem aktuellsten Stand.

Per zugehöriger App können Architekten zudem auch bei Baustellenbesichtigungen ihre Aufgaben einsehen und bearbeiten. Und der Projektleiter ist dank der App jederzeit für seine Kunden unter seiner Büronummer erreichbar, selbst wenn er gerade auf der Baustelle ist.

Idealerweise können vom Administrator unterschiedliche Berechtigungen vergeben werden. Auf diese Weise können beispielsweise auch externe Teilnehmer wie Kunden oder Handwerker auf effiziente Weise eingebunden, deren Zugriff auf Dateien aber durch einen niedrigeren Berechtigungsstatus gezielt eingeschränkt werden.

Geringer Aufwand, hohe Flexibilität

Als Hürden für die Digitalisierung gelten häufig fehlende betriebliche Ressourcen und IT-Know-How. Im Gegensatz zu vor Ort installierten Telefonanlagen erfordern Cloud-Lösungen jedoch keine Installation, nur einen geringen Verwaltungs- und Wartungsaufwand und sind darüber hinaus dank automatischer Updates immer auf dem aktuellsten technischen Stand. Somit sind sie auch für kleinere Architektur- und Planungsbüros mit geringen personellen bzw. fachlichen Ressourcen geeignet. Alle Mitarbeiter können sich so auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und müssen sich nicht auch noch um die IT kümmern.

Da Telefonie- und Collaboration-Dienste in der Cloud gehostet werden, fallen zudem keine Anschaffungskosten für Hardware an. Gute Cloud-Lösungen sind jedoch mit bestehender moderner Hardware wie beispielsweise Desktop-IP-Telefonen kompatibel, sodass diese problemlos integriert und weiter genutzt werden können.

Ein weiterer Vorteil von Cloud-Lösungen liegt in ihrer großen Flexibilität und Skalierbarkeit. Gerade in der wettbewerbsintensiven Baubranche ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Technologielösungen flexibel an den eigenen Bedarf anpassen können und nicht an zu teure und komplexe Systeme gebunden sind. Lösungen für Telefonie und Zusammenarbeit aus der Cloud lassen sich sehr gut an die individuellen Bedürfnisse anpassen. So können etwa für jeden Mitarbeiter die benötigten Funktionen individuell zusammengestellt und die Lösungen je nach Bedarf flexibel erweitert oder reduziert werden. Auf diese Weise lassen sich Kosten auf ein Minimum reduzieren.

Cloud und Sicherheit schließen sich nicht aus

Natürlich dürfen die Bestrebungen, Kosten zu reduzieren, nicht zu Lasten der Datensicherheit gehen. Dieser Aspekt bereitet vielen Unternehmen noch Sorgen, die sich mit der Einführung von Cloud-Lösungen beschäftigen. Allerdings hat sich hier in den letzten Jahren viel getan. Cloud-basierte Kommunikationslösungen müssen selbstverständlich mit der EU-Datenschutzgrundverordnung konform sein. Zudem ist es von Vorteil, wenn sich die Server, auf denen die Lösung gehostet wird, in Deutschland befinden und somit sehr strenge Sicherheitsstandards und alle nationalen Vorgaben des Telekommunikationsgesetzes erfüllt.

Einfache und reibungslose Kommunikation sowie effiziente Zusammenarbeit durch Lösungen aus der Cloud können folglich nicht nur die Betriebskosten reduzieren, sondern wirken sich auch positiv auf die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Partnern aus. So tragen sie letztlich auch zu einem positiven Image bei – und dass das in der Baubranche viel wert ist, wissen Architekten und Planer nur zu gut.

Weitere Informationen auf www.avayacloud.de oder www.avayacloud.de/#video

Fotos: Avaya


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